Ищем бизнес-ассистента для основателя ивент-агентства 2B Communication Group (удаленно+выезды/гибрид, Москва и МО).
Руководитель с командой уже более 12 лет организовывают мероприятия различного уровня — от камерных событий на 100 человек до масштабных проектов на 2000 участников. Основная специализация — B2B-ивенты, а также проекты в сегментах B2G и B2C, в том числе и международные проекты.
В портфолио — работа с Газпром, Манго Телеком, выставка «Россия» на ВДНХ, госзакупки и IT-компании. Среди ярких кейсов — «Неделя высокой моды» с большой ТВ- и PR-кампанией, спартакиада на 2000 человек и мн.др. Сейчас агентство активно развивает новые направления и масштабирует международные проекты.
Что делать
- Выполнение бизнес (95%) и личных (5%) поручений руководителя.
- Административная и организационная поддержка: ведение задач в трекере YouGile (самостоятельная постановка задач, фиксация сроков, контроль дедлайнов), синхронизация Google Календаря, планирование встреч, работа с документами — составление и редактирование смет, счетов, заявлений на возврат, подготовка договоров и актов с пониманием бизнес-логики.
- Ведение небольших заказов постоянного клиента от А до Я: поиск подрядчиков (изготовители атрибутики), сбор предложений, презентаций, коммуникация с клиентом от получения ТЗ до финала сделки, доработка по правкам и доведение до согласования.
- Travel-поддержка и организация выездных мероприятий: покупка билетов, поиск отелей, продумывание поездок с трансферами, таймингом и сметами; поиск площадок под клиентские выезды (например, яхты + отель в конкретной локации на 15 человек на 3 дня) — от подбора вариантов до готового предложения.
- Коммуникация с командой агентства, подрядчиками разного уровня и B2B-заказчиками: четкое донесение целей, цен, сроков и уровня срочности, фиксация договоренностей, взаимодействие с уровнем «руководитель минус один» для согласований.
- Аналитика и работа с информацией: активная работа в Excel (сметы, расчеты, таблицы), быстрый поиск и структурирование данных, аналитика подрядчиков и площадок, поиск отраслевых конференций с ЦА агентства.
- Участие в стратегических инициативах: внедрение CRM-системы (одна из ключевых задач роли), работа с копирайтерами и кастдевами; подготовка презентаций (PP, Figma/Canva/Photoshop) на базовом уровне, использование GPT и ИИ-инструментов для автоматизации рутины.
- Личные задачи (около 5%): эпизодически — срочный поиск билетов, бронирование гостиниц, помощь с форс-мажорами, удаленная настройка техники, запись на ТО или к врачу.
Что важно
- Территориально: Москва (преимущественно удаленка с приездом в офис 1–3 раза в месяц по задачам) либо ближнее Подмосковье с гибридом и заранее закрепленными офисными днями.
- Полная занятость без совмещений и параллельных проектов; своя техника, предпочтительно macOS/iOS.
- Опыт работы бизнес-ассистентом / личным ассистентом первого лица с реальной операционной нагрузкой; понимание ивент-сферы (event/MICE/PR/организация мероприятий в агентстве или в штате) — сильное преимущество, чтобы не учить сферу с нуля.
- Уверенное владение инструментами: Excel (сметы и расчеты), PowerPoint (PP), Google Календарь, YouGile или аналогичные трекеры, CRM-системы (опыт внедрения — большой плюс), Figma/Canva/Photoshop на базовом уровне (аккуратно и красиво), GPT и ИИ-инструменты (промпты, автоматизация рутины).
- Понимание бизнес-процессов: зачем подписываются документы, счета, акты, как устроена логика согласований.
- Самоорганизация, тайм-менеджмент и стабильная связь — работа на удаленке требует железной дисциплины и умения держать большой объем задач перед глазами.
- Главное — мышление: нужен проактивный партнер с критическим и системным мышлением, который из хаотично прилетающих задач строит систему, сам ставит задачи в трекер и фиксирует сроки, приходит с готовыми вариантами решений вместо вопросов, понимает, кого подключить, и относится к работе как к личному проекту с предпринимательским запалом и «здоровой тревожностью».
- Живость, смекалка, чувство юмора, ответственная жизненная позиция, честность и открытость — в том числе с собой; умение держать удар и работать в высоком темпе.
- Языки (будут плюсом, но не обязательны): английский на базовом уровне (международные проекты, созвоны, сметы); итальянский — для проекта в Италии.
Что предлагаем
- Фин.мотивация: оклад 120 000–130 000 руб. на испытательный срок, далее итоговый доход 140 000–180 000 руб. с KPI и бонусами с проектов.
- Оформление: ГПХ / самозанятость / ИП.
- Формат и график работы: 5/2, будни, с 10:00 до 20:00; в выходные стараются не дергать, но нужна готовность к форс-мажорам ивент-специфики. Испытательный срок 2–3 месяца.
- Офис: Москва; приезды по задачам 1–3 раза в месяц, гибко.
- Прямая работа с первым лицом: ежедневное взаимодействие с основателем агентства — экспертом ивент-индустрии с 12+ лет опыта, двумя высшими и степенью коуча ICF; партнерская культура, со-творчество, без «воспитательной работы».
- Участие в масштабировании: уникальная возможность выстраивать бизнес-процессы, CRM и команду с нуля — не заходить в готовую жесткую структуру, а строить системную компанию вместе с основателем.
- Международное направление: участие в работе ивент-туристического проекта в Италии — редкий опыт международной ивент-работы.
- Кейсы федерального масштаба: проекты для крупнейших корпоративных заказчиков, ТВ- и PR-кампании, мероприятия на 2000 участников.
- Перспектива роста: руководитель проектов, руководитель отдела, управленческие позиции — руководитель прямо заявляет о желании выращивать людей на управленческие роли.
- Обучение и развитие: внутреннее обучение в агентстве, прозрачная коммуникация, партнерская среда и возможность кратного профессионального роста в ивент-сфере.