Ассистент руководителя

Ищем бизнес-ассистента для генерального директора проектно-строительной компании «Инжпроект-М» (офис, Москва).

«Инжпроект-М» работает на рынке 25 лет и проектирует инженерные сети: водопроводы, теплосети, газопроводы и другие объекты инфраструктуры. Это автономная проектная организация в группе «Геоспецстрой», объединяющей проектирование со специальными строительными работами по всей России. Среди клиентов названы МОСВДК и МАЭК; головная компания также участвует в строительстве части станции метро в Санкт-Петербурге. Точная численность, оборот и количество реализованных проектов уточняются, при этом за два года команда была существенно обновлена, около 80% сотрудников моложе 30 лет, специалисты работают в Москве и Новосибирске.

Уникальность модели — в совместном развитии проектно-строительной экспертизы и IT-продуктов: решения на базе искусственного интеллекта и чат-ботов тестируются сразу в трех компаниях группы. Бизнес развивает цифровое проектирование, услуги технического заказчика и планирует подразделения в Новосибирске и Санкт-Петербурге с перспективой перехода к модели генерального подрядчика. Ассистента ищут, чтобы систематизировать процессы, освободить генерального директора от ручного контроля и поддержать параллельное масштабирование строительного, IT- и медийного направлений.

Что делать

• Выполнение бизнес (90%) и личных (10%) поручений руководителя: систематизировать поток задач, определять приоритеты, фиксировать договоренности и доводить каждое поручение до конкретного результата

• Административная поддержка: полностью вести календарь в Outlook, планировать ритм недели, предотвращать пересечения собеседований, встреч с заказчиками и учредителями, оперативно предлагать варианты переносов

• Контроль поручений и документооборота: фиксировать решения в PlanFix, отслеживать сроки и ответственных, протоколировать совещания, контролировать согласование и подписание документов в Тезисе, Диадоке и 1С

• Коммуникация с командой и внешними сторонами: быть единым информационным окном для сотрудников, руководителей подразделений, учредителей, заказчиков, партнеров, IT-службы и ведомственных организаций

• Аналитическая и проектная поддержка: собирать информацию, готовить отчеты, презентации и материалы к совещаниям, обновлять портфолио компании, поддерживать внедрение ИИ, чат-ботов и цифровых инструментов

• Travel-поддержка: подбирать и покупать билеты, состыковывать поездки с календарем и таймингом встреч, организовывать рабочие и при необходимости простые личные перелеты руководителя

• Организационные и личные задачи: подбирать конференции и выставки, оформлять участие, помогать с подарками, наградами, благодарственными письмами, аттестациями, допусками и точечными нестандартными поручениями

Что важно

• Территориально: Москва, преимущественно офисная работа на улице Островитянова, 7; важна готовность оперативно приезжать в офис и гибко реагировать на вечерние встречи

• Опыт: от трех лет бизнес-ассистентом, включая самостоятельное ведение календаря первого лица, планирование недели, приоритизацию и предотвращение накладок

• Hard skills: уверенная работа с Outlook и MS Office; понимание документооборота, протоколирования и контроля задач. Опыт с PlanFix, Тезисом, Диадоком, 1С, Битрикс24, ИИ и чат-ботами будет плюсом

• Главное — мышление: нужен не исполнитель, а проактивный партнер, который превращает хаотичный поток поручений в систему, работает на опережение и добивается результата без повторных напоминаний

• Коммуникация: грамотная письменная и устная речь, деловой этикет, самостоятельность, обучаемость, эмоциональная устойчивость и готовность браться за новые задачи

• Языки: иностранные языки не требуются; опыт в строительной, проектной, консалтинговой компании или государственном строительном комплексе будет плюсом

Что предлагаем

• Фин.мотивация: белый оклад 150 000–180 000 рублей gross в месяц плюс ежемесячные премии; критерии дополнительной персональной мотивации уточняются

• Оформление: с первого рабочего дня по ТК РФ; также возможно сотрудничество через ИП или самозанятость

• Формат и график работы: офис, 5/2 с 09:00 до 18:00, гибкость при вечерних встречах и легкая связь в редких нерабочих ситуациях

• Офис: Москва, улица Островитянова, 7, рядом с метро Тропарево и Коньково; отдельный кабинет рядом с генеральным директором

• Прямая работа с руководителем: возможность перенять опыт генерального директора с 15-летней управленческой практикой в строительстве, госкорпорациях и сложных проектах

• Перспектива роста: расширение автономии и зоны ответственности по мере достижения стабильного результата; конкретная следующая позиция уточняется

• Участие в масштабировании: влияние на цифровизацию, развитие IT-продуктов, территориальное расширение и трансформацию компании в генерального подрядчика

• Команда и развитие: молодая инициативная среда, корпоративное обучение за счет компании, мероприятия, подарки, оплачиваемые больничные и поддержка новых идей сотрудников